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Ya no es suficiente con medir, es obligatorio demostrar los costes reales y el valor aportado por los servicios TI para sobrevivir. 

Gartner asevera que el 42% de las organizaciones de TI reportan directamente al CFO y el 33% al CEO. Según el mismo estudio, se comenta que la dirección de tecnologías de información solo decide un 5% de las inversiones TI. Es decir, TI presta servicios al negocio como cualquier proveedor externo, el negocio puede elegir. Si no es internamente, puede ser fuera donde muchos proveedores están esperando la oportunidad de ofrecer dichos servicios.

El primer paso es aceptar que la información financiera que presenta el departamento de TI no es precisa ni refleja el uso real de los servicios de negocio.

La clave es Informar y educar.

¿Alguna unidad de negocio va a aprobar el chargeback que le factura su departamento de sistemas de información si no entiende el valor aportado ni el detalle de los consumos?

Pienso que el CIO debe controlar los costes de cada servicio prestado y educar a sus clientes sobre su consumo de TI y los costes relacionados. Los clientes internos y responsables de servicio se sienten frustrados por no entender los costes que TI les repercuta internamente, no entienden el valor aportado ni las decisiones tecnológicas tomadas. 

No es suficiente con un informe mensual de costes, presentado en un formato alto nivel sin el detalle de los consumos reales.

No es suficiente con medir consumos aproximados para realizar un chargeback interno. 

Los clientes ya no asumirán costes “oscuros”, no hay otra vía que ofrecer transparencia total.

Gartner predice que para 2015, el 35% del presupuesto TIC será gestionado por unidades ajenas al departamento tecnológico. Da un idea sobre el riesgo que asume un CIO al no demostrar claramente el valor y transparencia de los servicios que presta su unidad. 

La solución es volver a los principios básicos.

¿Cómo se puede mejorar la transparencia del proceso financiero?

• Es necesario bajar de los conceptos teóricos a la práctica. Disponer de decenas de métricas o indicadores que no son medibles, no aportará las respuestas que necesita TI para tomar decisiones. Mi consejo: centrar en menos métricas pero más precisas. 

• Si los costes TI no son demostrables en tiempo real, son obsoletos. ¿A quién le interesa un informe de consumos o costes del mes anterior? El seguimiento debe ser en tiempo real, vinculado a los consumos reales de cada servicio de negocio. El consumo es variable, el coste repercutido no puede ser fijo.

• El negocio entenderá los costes de TI si entiende el valor aportado por los servicios prestados. TI se preocupa mucho sobre la mejora de procesos, SLA y métricas internas. ¿Un cliente pagará un servicio sin entender su valor? 

• Por último, la plataforma que utiliza TI para su control de costes no puede suponer una inversión de multitud de productos, integraciones y consultorías. ¿El objetivo no es reducir los costes TI y mejorar su transparencia? 

Los proveedores deben entender que su ayuda pasa por la implementación de procesos y soluciones efectivos, ligeros, enfocados al objetivo, enfocados a la realidad, enfocados a medir y demostrar la transparencia.

El tiempo de los despliegues de meses para la gestión de un proceso ha acabado. Se trata ahora de actuar, obtener un buen ROI. Hay soluciones. El coste de no hacer nada es el coste más alto que puede pagar el departamento de sistemas de información.

Evitar la transparencia de costes llevará a muchos CIOs a enfrentarse al negocio.